Wie funktioniert ein WhatsApp-Assistent im Handwerk?

Du kennst das: Du liegst unter dem Waschbecken, und in der Tasche brummt das Handy. Abends schreibt noch jemand wegen eines Termins. Am nächsten Morgen ist die Nachricht untergegangen, und der Kunde hat schon woanders gefragt.

Genau hier hilft ein Assistent. Er arbeitet mit dem, was der Betrieb ihm vorher gibt, zum Beispiel Leistungen, Einzugsgebiet und Erreichbarkeit. Er ersetzt weder deine Fachkenntnis noch deine Entscheidung. Er sorgt dafür, dass die Anfrage eine Antwort bekommt und bei dir ankommt.

Nehmen wir an, eine Kundin schreibt abends, dass ihre Heizung gluckert.

• Die Nachricht kommt an. Die Uhrzeit spielt keine Rolle, der Assistent ist rund um die Uhr da.
• Der Assistent antwortet. Schon in der ersten Antwort steht, dass eine KI schreibt.
• Der Eintrag entsteht. Pro Kunde gibt es einen Eintrag mit dem ganzen Gesprächsverlauf.
• Die Mail geht raus. Sobald das Gespräch ruhig ist, bekommt dein Betrieb eine Mail.
• Der Mensch übernimmt. Wird es knifflig, wechselt das Gespräch vom Assistenten zu einem Menschen.

Bevor es losgeht, testest du alles in Ruhe. Mehr zu den Aufgaben, die so ein Assistent übernehmen kann, steht unter KI-Mitarbeiter.

Das verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, und zwar seit dem 2. August 2026. Der „Digital Omnibus“ hat diesen Termin für Chatbots nicht verschoben. Ausgenommen sind nur Fälle, in denen ohnehin offensichtlich ist, dass eine KI antwortet.

Formal richtet sich die Pflicht an den Anbieter des Systems. Wer das ist, hängt davon ab, wer es bauen lässt und unter wessen Namen es läuft. Für dich zählt: Der Hinweis muss drin sein.

Die Leitlinien der EU-Kommission sind nicht verbindlich, geben aber eine klare Richtung vor:

• Eine Begrüßung im ersten Chat-Beitrag ist ein passender Weg.
• Ein Hinweis nur in den AGB reicht nicht.
• Das Wort „Assistent“ allein ist zu ungenau. Schreib klar, dass eine KI antwortet.
• Fragt jemand nach, muss der Assistent es sagen.
• Bei Beschwerden kann ein wiederholter Hinweis nötig sein.

Was knifflig ist, solltet ihr vorher festlegen. Sinnvoll sind zum Beispiel diese Fälle:

• Reklamationen und verärgerte Kunden
• verbindliche Preise und feste Terminzusagen
• Fragen, deren Antwort der Assistent nicht sicher kennt

Denk auch an Notfälle. Ein Rohrbruch um Mitternacht darf nicht einfach nur als Mail im Postfach landen. Der Betrieb bekommt die Mail erst, wenn das Gespräch ruhig ist. Lass den Assistenten bei Notfällen deshalb gleich auf eure Notdienst-Nummer verweisen.

Die 90 Tage stehen nicht im Gesetz, sie sind eine feste Regel für diesen Assistenten. Die DSGVO schreibt keine bestimmte Zahl vor. Sie verlangt, personenbezogene Daten nicht länger zu speichern als nötig.

Wird aus einer Anfrage ein Auftrag, können für die Unterlagen andere Aufbewahrungspflichten gelten. Das klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

• Auftragsverarbeitungsverträge mit den beteiligten Dienstleistern
• Server in Deutschland, wo das möglich ist
• so wenig Daten wie möglich und feste Löschfristen
• keine Tracker und ein klarer Hinweis an deine Kunden

Ganz ohne Dienste außerhalb Deutschlands geht es nicht, denn WhatsApp gehört zu Meta. Welche Dienste beteiligt sind, steht unter KI & Datenschutz. Das ist keine Garantie und keine Rechtsberatung. Bei Bedarf stimmst du dich mit deinem Datenschutzbeauftragten ab.

Was sonst noch im Handwerk geht, zeigt die Seite KI fürs Handwerk. Vor Ort bin ich in Weimar und ganz Thüringen, online in ganz Deutschland.