Ratgeber
KI in der Gemeindeverwaltung: Womit anfangen?
Fangen Sie mit einer klar begrenzten Aufgabe an, bei der die KI nichts über Menschen entscheidet. Häufige Bürgeranfragen eignen sich dafür gut.
Womit sollte eine kleine Gemeinde bei KI anfangen?
Mit einem kleinen Pilotprojekt zu genau einer Aufgabe, die oft vorkommt und deren Antwort längst feststeht.
Ein guter Kandidat sind wiederkehrende Fragen: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, nötige Unterlagen, Termine für Sperrmüll. Die Antworten kennen Ihre Mitarbeitenden, und Fehler lassen sich leicht erkennen.
Weniger geeignet für den Einstieg ist alles, was Anträge bewertet oder Leistungen betrifft. Mehr Anwendungen stehen auf der Seite Kommunen & Verwaltung.
Wie läuft ein KI-Pilotprojekt in der Verwaltung ab?
Es läuft in vier Schritten ab: zuhören, planen, bauen und dranbleiben, mit einer Entscheidung am Ende statt einer Großvergabe am Anfang.
- Zuhören: Wo hakt es in Ihrem Haus? Das erste Gespräch ist kostenlos.
- Planen: Legen Sie den Zweck ausdrücklich fest, denn darauf baut die Datenschutzprüfung auf. Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein und prüfen Sie die Beteiligung des Personalrats.
- Bauen: Ihre Mitarbeitenden testen vorher in Ruhe.
- Dranbleiben: Sie entscheiden nach dem Pilot, wie es weitergeht, und haben einen festen Ansprechpartner aus Thüringen.
Ob und wie Sie den Auftrag ausschreiben müssen, klärt Ihre Vergabestelle.
Darf eine Gemeinde Bürgeranfragen von KI beantworten lassen?
Ja, das ist grundsätzlich möglich, wenn der Einsatz zu Ihren gesetzlichen Aufgaben gehört und der Datenschutz geregelt ist.
Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz nennt die wichtigsten Punkte:
- Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage. Bei öffentlichen Stellen kann je nach Eingriff eine spezielle nötig sein.
- Vorab ist das Risiko zu bewerten. Beim Einsatz von KI wird vielfach eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein.
- Mit einem externen Anbieter ist häufig ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen.
- Über Bescheide entscheiden grundsätzlich Menschen. Vollautomatische Bescheide sind nur in engen gesetzlichen Grenzen zulässig.
Für den Datenschutz ist die Kommune selbst verantwortlich. Der Thüringer Landesbeauftragte berät im Einzelfall und weist darauf hin, dass Hilfen anderer Bundesländer nicht eins zu eins übertragbar sind.
Der Assistent muss nicht über WhatsApp laufen, er kann auch nur auf Ihrer Website antworten. Ob WhatsApp für Ihr Haus infrage kommt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Den Umgang mit Daten erklärt die Seite KI & Datenschutz.
Muss eine Gemeinde KI kennzeichnen?
Ja, Bürgerinnen und Bürger müssen spätestens bei der ersten Interaktion klar erfahren, dass sie mit einer KI schreiben.
Artikel 50 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. August 2026. Der „Digital Omnibus“ hat diese Pflicht nicht verschoben. Auch eine Behörde kann als Anbieter gelten, wenn sie ein System unter eigenem Namen in Betrieb nimmt.
Laut den Leitlinien der EU-Kommission, die nicht verbindlich sind, reicht das Wort „Assistent“ allein nicht. Der Hinweis muss gut zu erkennen und barrierefrei zugänglich sein.
Auch veröffentlichte Texte können betroffen sein. Das gilt für KI-Texte, die über Themen wie Verwaltung und öffentliche Dienste informieren. Die Kennzeichnung entfällt, wenn ein Mensch den Inhalt wirklich geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Eine reine Rechtschreibkontrolle genügt dafür nicht. Täuschend echte KI-Bilder, -Stimmen und -Videos sind offenzulegen.
Gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz auch für Verwaltungen?
Ja, auch Behörden, die KI einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals fördern.
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde im Juli 2026 neu gefasst. Ein bestimmtes Niveau müssen Sie nicht garantieren. Ein Zertifikat ist laut Bundesnetzagentur nicht vorgeschrieben, sie empfiehlt aber, die Maßnahmen festzuhalten.
Ein Einstieg kann ein Workshop sein. Kick-off: 299 €, ca. 2 Stunden, 1 bis 3 Personen, online oder vor Ort. Kompakt: 599 €, ca. 4 Stunden, 2 bis 20 Personen, vor Ort. Alle Preise zzgl. USt.
Welche KI-Regeln kommen noch auf Gemeinden zu?
Strengere Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III der Verordnung gelten laut Bundesnetzagentur ab dem 2. Dezember 2027.
Das betrifft zum Beispiel Systeme, die beurteilen, ob jemand Anspruch auf eine staatliche Leistung hat. Ein Assistent für häufige Fragen soll genau das nicht tun. Lassen Sie die Einstufung trotzdem im Einzelfall prüfen. Den aktuellen Zeitplan führt die Bundesnetzagentur.
Die Marktüberwachung bei öffentlichen Stellen der Länder, wozu auch Gemeinden zählen, liegt nach § 2 Absatz 6 KI-MIG bei den nach Landesrecht zuständigen Behörden. Welche Stelle das in Thüringen ist, erfragen Sie am besten beim Land.
Keine Rechtsberatung. Dieser Text fasst amtliche Quellen zusammen, Stand 1. November 2026. Bitte stimmen Sie Ihr Vorhaben mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Rechtsaufsicht ab.
Häufige Fragen
Was fragen Verwaltungen noch zu KI?
Was kostet ein KI-Pilotprojekt für eine Gemeinde?
Das hängt von der Aufgabe ab, deshalb gibt es für einen KI-Assistenten keinen Pauschalpreis. Das Angebot bekommen Sie nach dem kostenlosen Gespräch. Feste Preise gibt es für die Workshops, zum Beispiel den Kick-off für 299 € zzgl. USt.
Muss der KI-Assistent über WhatsApp laufen?
Nein, er kann auch nur auf Ihrer Website antworten. Ob WhatsApp für Ihr Haus infrage kommt, klären Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Darf ein KI-Assistent Bescheide erlassen?
Nein, ein Assistent für Bürgeranfragen erlässt keine Bescheide. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz ist ein vollautomatischer Verwaltungsakt nur bei einer gebundenen Entscheidung und mit ausdrücklicher Ermächtigung zulässig. Das ist keine Rechtsberatung.
Wer hilft Gemeinden in Thüringen bei Datenschutzfragen zu KI?
Zuerst Ihr eigener Datenschutzbeauftragter, denn die Verantwortung liegt bei der Kommune selbst. Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit berät im Einzelfall. Das ist keine Rechtsberatung.
Lassen Sie uns reden.
Ein kostenloses Gespräch am Telefon, per Video oder bei Ihnen vor Ort in Thüringen. Auf Ihre Anfrage antworte ich innerhalb von 24 Stunden.